Puffins neemt de bescherming van persoonsgegevens ernstig en hanteert een strikt beleid in overeenstemming met de GDPR, kort voor General Data Protection Regulation, de EU-verordening van kracht sinds 25 mei 2018.

Hieronder leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en voor welke doeleinden.

We leggen tevens uit welke informatie wij verzamelen wanneer u onze website bezoekt en wat wij exact met deze informatie doen.  

Aarzel zeker niet om ons te contacteren indien u bijkomende vragen heeft over ons privacy en/of cookie beleid.  

Verwerkingsverantwoordelijke

Puffins bv 
Maaiken 40
8300, Knokke-Heist
Email: info@puffins.be
Telefoon: +32 485 75 30 23 
VVR-licentie: 9729 
BTW: BE0671.794.086 
Verantwoordelijke: Sofie Vanmaele

Verzameling van persoonsgegevens door Puffins

Puffins verzamelt en verwerkt gegevens over u wanneer u als klant een beroep doet op ons voor de organisatie van uw vakantie, wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrief of wanneer u op een andere manier met ons contact opneemt.  

Wanneer u zich inschrijft voor een reis, verzamelen wij de volgende gegevens:

• persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, adres

• contactgegevens: telefoonnummer en emailadres

• persoonsgegevens (geslacht, leeftijd, geboortedatum en – plaats, nationaliteit) 

• indien vereist paspoortgegevens

• facturatiegegevens (bedrijfsnaam en btw-nummer)

• relevante medische gegevens of speciale noden en wensen indien noodzakelijk vereist voor de goede uitvoering van onze overeenkomt

Wij verzamelen deze gegevens via een elektronisch inschrijvingsformulier waarbij u uw uitdrukkelijke toestemming verleent voor de verwerking van deze gegevens in het kader van onze overeenkomst.

Het is ook mogelijk dat wij uw gegevens verkrijgen via een tussenpersoon als deze op ons een beroep doet voor de organisatie van uw vakantie.

Wij hebben bovenvermelde gegevens nodig voor de correcte uitvoering van uw vakantie. We verwerken uw gegevens verder bij het opmaken van facturen.

Wanneer u zich inschrijft op de nieuwsbrief verzamelen wij de volgende gegevens:

• persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam

• contactgegevens: emailadres

U dient de inschrijving op de nieuwsbrief uitdrukkelijk te bevestigen en u kan zich ten allen tijde uitschrijven.

We gebruiken deze gegevens om u op de hoogte te houden van ons reisaanbod.

Wanneer u via email of op een beurs contact met ons opneemt verzamelen wij mogelijk volgende gegevens:

Wanneer u uw interesse kenbaar maakt in bepaalde bestemmingen voor toekomstige reizen, bewaren wij de door u verstrekte persoonsgegevens om u op de hoogte te houden van ons reisaanbod.

Overige situaties waarin Puffins persoonsgegevens verzamelt:

Bent u leverancier, dan worden uw gegevens of deze van uw contactpersonen verwerkt in het kader van onze contractuele overeenkomst. Verder worden uw gegevens als leverancier verwerkt bij het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige documenten. 

Tot slot kan het zijn dat wij gegevens over u verwerken omdat dat van belang is of kan zijn voor onze activiteiten, bijvoorbeeld om op uw advies of diensten een beroep te kunnen doen.   

Doeleinden gegevensverzameling door Puffins

Deze gegevens verwerken wij voor ons klantenbeheer (het correct uitvoeren van uw vakantie of verlenen van gerelateerde diensten of producten en dus uitvoeren van het contract dat wij met u sluiten), direct marketing (om u te informeren over de diensten die wij aanbieden, leveranciersbeheer, boekhouding en communicatie/public relations. 

Grondslagen gegevensverwerking door Puffins 

In beginsel verzamelen en verwerken wij uw gegevens op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van uw opdracht en het contract dat wij met u sluiten. Dat is ook de grondslag voor de verwerking van gegevens over leveranciers. 

Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, zoals bij direct marketing en communicatie, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht van verzet toe te kennen. 

Het delen van uw persoonsgegevens

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt in het kader van klantenbeheer en boekhouding. Ze kunnen worden doorgegeven aan onderaannemers waar wij een beroep op doen. Dit is concreet het geval voor de goede uitvoering van uw vakantie en mogelijke gerelateerde diensten waarvoor u op ons een beroep doet. De overdracht van persoonsgegevens aan buitenlandse partijen, ook buiten de EU, is noodzakelijk voor de uitvoering van ons reiscontract.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Het waarborgen van de veiligheid, integriteit en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens is belangrijk voor ons. We nemen maatregelen tegen datalekken. 

We slaan alle belangrijke/gevoelige persoonsgegevens op, op eigen beveiligde servers of op beveiligde servers van derde partijen. 

Bewaring van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig om de doeleinden waarvoor ze verzameld worden, te realiseren en maximum voor 10 jaar in het kader van klantenbeheer en 5 jaar in het kader van direct marketing.

Uw rechten 

Als wij uw gegevens verwerken met het oog op direct marketing, kan u zich hiertegen te allen tijde verzetten. Daartoe volstaat het contact op te nemen met Puffins via info@puffins.be . 

U kan de gegevens die wij over u verwerken, steeds inkijken en, indien nodig, laten verbeteren of wissen. Daartoe volstaat het dit aan te vragen bij Puffins via info@puffins.be, met een bewijs van uw identiteit. Die vragen wij om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft. 

Indien u het niet eens bent met de manier waarop Puffins uw gegevens verwerkt, kan u steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be), Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel. 

Wijzigingen 

Puffins behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. U vindt steeds een actuele privacy verklaring op de website. Wij raden u aan om steeds de actuele tekst van de privacyverklaring te raadplegen bij het verstrekken van uw persoonsgegevens aan Puffins. 

Laatst gewijzigd op 12 december 2022

Cookies 

Wat zijn cookies? 

Cookies zijn kleine informatiebestanden die op uw smartphone, tablet of computer worden geplaatst wanneer u onze website bezoekt. Ze bewaren o.a. informatie over uw surfgedrag op onze website en gebruiken dit tijdens uw huidige sessie of een volgend bezoek  

Wat is het doel van cookies? 

Wanneer u gebruik maakt van onze website, krijgen wij cookie gegeneerde informatie over uw gebruik van de website en kan worden overgebracht naar onze eigen beveiligde servers van Puffins. Wij gebruiken deze informatie om o.a. bij te houden hoe u de website gebruikt, om eventuele rapporten over de activiteit van de website op te stellen en de website nog meer aan uw wensen te kunnen aanpassen. 

Welke cookies gebruikt onze website?  

Noodzakelijke cookies – Deze cookies zijn onmisbaar voor deze website. Indien u de cookies weigert is het mogelijk dat bepaalde onderdelen van de website mogelijks niet of niet optimaal werken. 

Functionele cookies – De functionele cookies zorgen ervoor dat het functioneren van de website makkelijker en aangenamer wordt voor u als bezoeker. Daarnaast zorgen deze cookies ervoor dat u een meer gepersonaliseerde surfervaring krijgt.